Was ist das ERP-System Odoo?

Ein ERP-System bringt wichtige Geschäftsprozesse und die dazugehörigen Daten in einer zentralen Unternehmenssoftware zusammen. Odoo ERP verbindet verschiedene Anwendungen und Geschäftsbereiche innerhalb einer Plattform. Mit Odoo lassen sich etwa Kundenanfragen im CRM, Angebote und Aufträge im Vertrieb, Bestellungen im Einkauf sowie Warenbewegungen im Lager miteinander verknüpfen. Auch Buchhaltung, Fertigung, Projektmanagement oder Personal können über entsprechende Odoo-Module eingebunden werden. 

Dadurch stehen bereits erfasste Informationen auch für nachfolgende Geschäftsbereiche zur Verfügung. Wie das Zusammenspiel funktioniert, zeigt der Ablauf vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung. 

Das ERP-System Odoo ist eine webbasierte ERP-Software mit Open-Source-Basis und modularer Struktur. Statt für einzelne Aufgaben eine Vielzahl separater Tools einzusetzen, können Unternehmen die benötigten Bereiche innerhalb von Odoo zusammenführen. Zum Start reichen die Module, die für die aktuellen Prozesse relevant sind; weitere lassen sich später ergänzen. 

Warum ein ERP-System statt einzelner Programme? 

Je mehr Programme im Unternehmen genutzt werden, desto häufiger verteilen sich Daten auf verschiedene Systeme. Kundendaten liegen beispielsweise im CRM, Bestellungen in einer anderen Software und weitere Informationen in Excel-Tabellen. Für einen vollständigen Überblick müssen Mitarbeitende dann zwischen den Anwendungen wechseln und Informationen an mehreren Stellen suchen.

Besonders aufwendig wird es, wenn dieselben Daten für mehrere Geschäftsbereiche benötigt werden. Informationen werden erneut eingegeben, aus Excel übertragen oder manuell von einem System in das nächste übernommen. Das kostet Zeit und kann dazu führen, dass Abteilungen mit unterschiedlichen Datenständen arbeiten.

Der Unterschied zu Insellösungen liegt darin, dass ein ERP-System wie Odoo Informationen und Abläufe an einer Stelle zusammenführt. Daten, die bereits in einem Prozess erfasst wurden, können von den nachfolgenden Bereichen weitergenutzt werden. Das reduziert doppelte Eingaben und erleichtert die Abstimmung zwischen den Abteilungen. Gleichzeitig behalten Unternehmen Daten und Bearbeitungsstände besser im Blick und können laufende Prozesse leichter nachvollziehen. 

Ein ERP-System kann auch dann infrage kommen, wenn die vorhandene Software nicht mehr zu den heutigen Abläufen passt oder keine Updates mehr erhält. Statt neue Anforderungen mit zusätzlichen Programmen und Excel-Tabellen aufzufangen, können weitere Prozesse und Geschäftsbereiche in Odoo eingebunden werden.

Wie verbindet Odoo verschiedene Geschäftsbereiche?

Von der ersten Kundenanfrage über das Angebot bis zur Lieferung und Rechnung sind meist mehrere Abteilungen an einem Auftrag beteiligt. Arbeiten diese mit getrennten Programmen, müssen Informationen immer wieder zwischen den einzelnen Systemen weitergegeben werden.

Bei Odoo greifen die verschiedenen Module auf eine gemeinsame Datenbasis zu. Einmal erfasste Kunden-, Produkt- und Auftragsdaten stehen auch für die nächsten Arbeitsschritte zur Verfügung. Gleichzeitig ist nachvollziehbar, welche Informationen bereits vorliegen und welcher Schritt als Nächstes folgt. Je nach Prozess und Konfiguration lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte zusätzlich automatisieren: 

• CRM und Vertrieb: Eine Kundenanfrage wird im CRM erfasst und ein Angebot erstellt. Wird das Angebot bestätigt, entsteht daraus der Auftrag. Kunden- und Produktdaten werden übernommen und müssen nicht erneut angelegt werden.

• Lager: Mit dem Auftrag stehen die benötigten Artikel und Mengen fest. Die vorhandenen Bestandsinformationen zeigen, welche Ware für die weitere Bearbeitung verfügbar ist.

• Einkauf oder Fertigung: Muss Ware für den Auftrag beschafft oder ein Produkt hergestellt werden, können die bereits vorhandenen Produkt-, Mengen- und Auftragsdaten dafür weitergenutzt werden.

• Buchhaltung: Für die anschließende Abrechnung stehen die Kunden-, Produkt- und Auftragsdaten ebenfalls zur Verfügung und müssen nicht erneut aus einem anderen System übernommen werden.

Welche Odoo-Module werden für die Geschäftsprozesse benötigt? 

Welche Odoo-Module ein Unternehmen benötigt, hängt von den eigenen Abläufen und der bestehenden Systemlandschaft ab. Entscheidend ist, welche Prozesse künftig über Odoo laufen und welche Programme weiter genutzt werden. Vor der Einführung sollte deshalb geklärt werden, wie die bestehenden Prozesse ablaufen und welche Bereiche daran beteiligt sind. 

• Geschäftsprozesse: Welche Abläufe sollen über Odoo laufen und welche Abteilungen sind daran beteiligt? Daraus lässt sich ableiten, ob etwa CRM, Vertrieb, Einkauf, Lager, Fertigung oder Buchhaltung benötigt werden.

• Bestehende Systeme: Welche Programme sollen durch Odoo ersetzt und welche weiter genutzt werden? Nicht die gesamte Softwarelandschaft muss umgestellt werden. Bestehende Anwendungen lassen sich je nach vorhandenen Schnittstellen und technischen Voraussetzungen anbinden. Bei Bedarf werden nur einzelne Funktionen über Odoo umgesetzt, während die übrigen Systeme weiter genutzt werden. 

• Daten und Schnittstellen: Welche Kunden-, Produkt-, Auftrags- oder Bestandsdaten werden für die Abläufe benötigt? Bleiben andere Programme bestehen, muss feststehen, welche Informationen zwischen ihnen und Odoo ausgetauscht werden, damit Daten später nicht wieder manuell übertragen werden müssen. 

• Fachbereiche und Zuständigkeiten: Wer übernimmt die einzelnen Arbeitsschritte und welche Funktionen werden dafür benötigt? So lässt sich beispielsweise festlegen, wer einen Auftrag bearbeitet, eine Bestellung auslöst oder eine Rechnung erstellt. 

• Odoo-Funktionen und Erweiterungen: Zuerst wird geprüft, welche Anforderungen bereits mit vorhandenen Odoo-Funktionen umgesetzt werden können. Nur wenn ein benötigter Ablauf damit nicht abgebildet werden kann, sind zusätzliche Entwicklungen erforderlich. 

• Umfang der Einführung: Welche Prozesse und Module werden zum Start benötigt? Eine klare Priorisierung hilft, die Einführung in nachvollziehbare Projektphasen zu gliedern und weitere Anforderungen später umzusetzen.

Was zeichnet einen guten Odoo-Partner aus?

Ein guter Odoo-Partner sollte nicht mit einer Liste möglicher Module starten. Er sollte zuerst die bestehenden Abläufe, beteiligten Fachbereiche und eingesetzten Systeme verstehen. Erst dann kann beurteilt werden, welche Module, Schnittstellen oder Erweiterungen benötigt werden. 

Bei der Auswahl sind folgende Punkte wichtig: 

• Prozessverständnis: Der Partner betrachtet nicht nur einzelne Odoo-Funktionen, sondern auch die Abläufe zwischen den Geschäftsbereichen.

• Technisches Know-how: Reichen die vorhandenen Odoo-Funktionen nicht aus, sollte der Partner notwendige Erweiterungen selbst entwickeln oder technisch umsetzen können. 

• Schnittstellen: Bleiben bestehende Programme im Einsatz, muss der Datenaustausch mit Odoo gewährleistet sein.

• Hosting und Betrieb: Vor der Einführung sollte geklärt sein, wer die technische Umgebung betreut und bei Problemen im laufenden Betrieb zuständig ist. 

• Begleitung bei der Einführung: Mitarbeitende sollten mit den neuen Abläufen und Funktionen vertraut gemacht werden.

• Betreuung danach: Bei neuen Anforderungen, zusätzlichen Modulen oder technischen Fragen sollte weiterhin ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Ein geeigneter Odoo-Partner sollte nicht nur die technischen Anforderungen umsetzen, sondern auch die Prozesse im Unternehmen verstehen und die Einführung begleiten. Die git GmbH begleitet Odoo-Projekte von der Beratung über die technische Umsetzung bis zum laufenden Betrieb. 

Odoo mit git: Beratung, Entwicklung und Integration

• Odoo-Beratung und eigene Entwicklung: Odoo‑Beratung und Entwicklung arbeiten direkt zusammen. Reichen die vorhandenen Odoo-Funktionen nicht aus, können die eigenen Entwickler die benötigten Erweiterungen ohne Übergabe an externe Entwickler umsetzen. 

• Integration in bestehende Systeme: Odoo muss nicht die gesamte vorhandene Software ersetzen. Bestehende Anwendungen lassen sich je nach vorhandenen Schnittstellen und technischen Voraussetzungen anbinden. Bei Bedarf werden nur einzelne Funktionen über Odoo umgesetzt, während die übrigen Systeme bestehen bleiben. 

• Erfahrung mit Fertigung und Maschinenbau: Auch Fertigungsprozesse mit Varianten, Stücklisten oder Sonderregeln können berücksichtigt werden. Wird etwa ein Produkt nach Auftrag gefertigt, lassen sich die benötigten Schritte in der Produktion mit Einkauf, Lager und den kaufmännischen Abläufen verbinden. 

• Hosting und IT-Know-how: Bei der technischen Planung wird berücksichtigt, ob Odoo als Cloud-Lösung betrieben oder in die bestehende IT eingebunden werden soll. Das ist besonders relevant, wenn Odoo mit bestehenden Anwendungen oder Schnittstellen verbunden werden soll. 

• Praxisnahe Schulungen: Nutzer lernen anhand konkreter Anwendungsfälle, wie sie ihre Abläufe in Odoo abbilden und das System im Tagesgeschäft einsetzen. 

• Support nach der Einführung: Auch nach dem Start steht für technische Fragen, neue Anforderungen und die Weiterentwicklung von Odoo ein Ansprechpartner zur Verfügung.

Fazit: Odoo an den Geschäftsprozessen ausrichten  

Ob Odoo für ein Unternehmen infrage kommt, hängt nicht von der Anzahl der verfügbaren Module ab. Ausschlaggebend ist, welche Abläufe künftig über das ERP-System laufen sollen und wie sich Odoo in die bestehende Systemlandschaft einfügt. 

Wer Prozesse, bestehende Systeme und benötigte Funktionen vor der Einführung klar einordnet, kann gezielter entscheiden, welche Module gebraucht werden, welche Systeme bestehen bleiben und wo Anpassungen notwendig sind. So wird Odoo an den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen ausgerichtet.  

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Häufige Fragen zum ERP-System Odoo 

Welche Daten sollten vor der Odoo-Einführung vorbereitet werden?

Welche Daten benötigt werden, hängt davon ab, welche Prozesse künftig über Odoo laufen. Dazu können beispielsweise Kunden-, Produkt-, Auftrags- oder Bestandsdaten gehören. Vor der Datenmigration sollte geprüft werden, welche Informationen übernommen werden sollen. Durch eine Datenbereinigung lassen sich Dubletten, veraltete Datensätze und uneinheitliche Einträge vor der Übernahme aussortieren oder korrigieren. 

Wie lange dauert die Einführung von Odoo?

Eine feste Dauer lässt sich nicht pauschal nennen. Der Aufwand hängt unter anderem vom geplanten Funktionsumfang, den benötigten Modulen, vorhandenen Schnittstellen, der Datenmigration und zusätzlichen Entwicklungen ab. Auch die Zahl der beteiligten Fachbereiche spielt eine Rolle. Deshalb sollte vor dem Start festgelegt werden, welche Prozesse für die erste Nutzung umgesetzt werden und welche in späteren Projektphasen folgen. 

Müssen bestehende Geschäftsprozesse für Odoo angepasst werden? 

Nicht jeder bestehende Ablauf muss unverändert in Odoo übernommen werden. Vor der Umsetzung sollte geprüft werden, welche Prozesse bereits zuverlässig funktionieren und wo unnötige Arbeitsschritte oder Medienbrüche bestehen. Erst danach kann entschieden werden, welche Abläufe übernommen und welche im Zuge der Einführung verändert werden. So wird weder die bisherige Arbeitsweise ungeprüft übernommen noch der Prozess allein an der Software ausgerichtet.  

Was passiert nach der Einführung, wenn sich Geschäftsprozesse verändern?

Neue Produkte, zusätzliche Standorte oder veränderte Zuständigkeiten können dazu führen, dass auch die Abläufe im ERP-System angepasst werden müssen. Dann sollte geprüft werden, ob die vorhandene Konfiguration ausreicht oder Module, Schnittstellen und Erweiterungen angepasst werden müssen. Odoo muss bei der Einführung keinen endgültigen Stand erreichen. Verändern sich Prozesse, können Module, Schnittstellen oder Erweiterungen später angepasst werden. 

Was gehört nach der Odoo-Einführung zum laufenden Betrieb?

Auch nach der Einführung muss das ERP-System weiter betreut werden. Updates, technische Fragen und neue Anforderungen müssen ebenso berücksichtigt werden wie Änderungen an Schnittstellen oder bestehenden Erweiterungen. Außerdem sollte klar geregelt sein, wer für den technischen Betrieb zuständig ist und wie Änderungen während der weiteren Nutzung umgesetzt werden.